بیشتر بدانیم

استفاده از تکنولوژی در مدیریت

دانشکده مدیریت دانشگاه تهران – هر کسب و کاری برای موفقیت نیاز به مدیریت خوب دارد. تعریف ما از مدیریت، برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل است. همچنین مدیریت شامل اقتدار (حق عمل مستقیم) و مسئولیت (پاسخگویی برای اقدامات انجام شده) است. در عصر حاضر مدیریت بخش های تحقیق و توسعه، تولید، بازریابی، نظارت بر عملکرد سازمان و … بدون کمک تکنولوژی میسر نخواهد بود. در این مطلب ما سعی داریم نگاهی جامع به استفاده از تکنولوژی در مدیریت سازمان داشته باشیم.

در ابتدا به بررسی وظایف مدیر میپردازیم و سپس بررسی خواهیم کرد چگونه تکنولوژی در انجام این وظایف به مدیر کمک میکند.

  1. برنامه ریزی: در ایتدای کار، یک مدیر باید به ارائه اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان و تنظیم برنامه عملی برای دستیابی به این اهداف بپردازد. این برنامه شامل لیستی از آنچه باید انجام شود، چه کسی باید هر کار را انجام دهد و چه زمانی باید انجام شود است.
  2. سازماندهی: فرایندی است که برای دستیابی به هدف، میان افراد و گروه‌های کاری هماهنگی ایجاد میکند و روابط میان آنها را مشخص میکند.
  3. رهبری: رهبری به معنای توانایی اعمال نفوذ بر دیگران و تغییر رفتار و نظرات آنها در راستای اهداف مشخص است. مدیر با هنر رهبری خود، افراد سازمان را به فعالیت داوطلبانه در راستای اهداف سازمان و در چارچوب معین رهنمون میکند.
  4. هماهنگی: هماهنگی‌ به معنای‌ تلفیق ‌فعالیت‌های‌ افراد و سازماندهی‌ درست‌ نیروها و تخصیص‌ درست‌ منابع‌‌ به‌ منظور تحقق‌ هدف است‌.
  5. کنترل: در این بخش به مقایسه نتایج در برابر برنامه تعیین شده پرداخته میشود؛ همچنین کیفیت محصول، عملکرد کاری، سطح موجودی و … مورد بررسی قرار میگیرند.

با توجه به وظایف فوق چگونه تکنولوژی در مدیریت مورد استفاده قرار میگیرد؟

مدیریت اطلاعات: مورد مهمی که مدیران در طول روند برنامه ریزی و سازماندهی فعالیت های سازمان باید از آن استفاده کنند، اطلاعات است. بدون وجود اطلاعات منسجم و قابل دسترسی سریع، برنامه ریزی دشوار خواهد بود. در اینجا سیستم های اطلاعاتی مدیریتی در تصمیم گیری ها و اقدامات مهم به کمک مدیر آمده و او را در حل مشکلات و سازماندهی ها همراهی میکنند.

سیستم های اطلاعاتی مانند TPS و MIS نمونه هایی از سیستم هایی هستند که در سطوح مختلف مدیریتی مورد استفاده قرار میگیرند.

سیستم پردازش تراکنش (Transaction Process Systems – TPS) اطلاعات عملیات روزانه سازمان را اجرا و ثبت کرده و اطلاعات مورد نیاز سیستم های اطلاعاتی دیگر را تأمین میکند. سیستم پردازش تراکنش شامل بخش ورود داده و همچنین یک پایگاه داده است که اطلاعات سازمانی در آن ثبت می شوند.

سیستم‌ مدیریت اطلاعات (Management Information Systems – MIS) یک سیستم برنامه ریزی شده است که به وسیله اطلاعاتی که جمع آوری میکند، گزارش های مورد نظر مدیر را تهیه کرده و در انجام بهتر وظایف مدیریت کمک میکند. هدف MIS شناسایی، پردازش، دخیره و انتشار اطلاعات است. اجزای MIS شامل منابع داده، منابع نرم افزاری، منابع سخت افزاری، سیستم های تصمیم یار و برنامه‌های کاربردی مدیریت افراد و مدیریت پروژه است.

مدیریت ارتباطات کسب و کار: مهم ترین مسئله در کسب و کارها ایجاد و حفظ ارتباط با مخاطبان است. این مخاطبان میتوانند مشتریان، تامین کنندگان یا شرکای تجاری باشند. با رشد و گسترش کسب و کار، مخاطبین آن افزایش خواهند یافت و سازماندهی و حفظ آنها به سیستم تکنولوژیکی نیاز خواهد داشت که به سهولت دسترسی به گروه های مختلف مخاطبان را میسر کند.

به عنوان مثال سیستم های مدیریت تماس این مهم را برای ما تامین میکنند. با استفاده از پایگاه داده تهیه شده در این سیستم میتوانید به عنوان مثال بصورت انبوه برای مخاطبان خود ایمیل یا پیامک ارسال کنید و در کسری از ثانیه با تمام مشتریان خود ارتباط برقرار کنید.

نمونه دیگری از تکنولوژی هایی که برای مدیریت ارتباطات مورد استفاده قرار میگیرد سیستم CRM (Customer Relationship Management) است. CRM نرم افزاری است که به سازمان ها اجازه می دهد که بیشتر بر روی فعالیت ها و روابط مرتبط با مشتریان، خریداران، تامین کنندگان و همکاران خود تمرکز کنند. با استفاده از CRM میتوان ارتباط با مشتریان و نحوه پاسخ به نیازها و در خواست های آنها را به بهترین شکل مدیریت کرد.

مدیریت منابع انسانی: پس از برنامه ریزی و تعیین اهداف، جهت دستیابی به این اهداف و انجام وظایف نیاز به نیروی انسانی خواهیم داشت.

مثلا پلتفرم های کاریابی میتوانند در تأمین نیروی کاری مناسب به مدیر کمک کنند. پس از انتخاب کارمندان با ویژگی های مورد نظر، میتوان با استفاده از ابزارهای مدیریت منابع انسانی، وظایف هریک را مشخص کرده و به بررسی و نظارت بر عملکرد هریک پرداخت.

یکی از ابزارهای مورد استفاده در مدیریت منابع انسانی سیستم ERP (Enterprise Resource Planning ) است. ERP یک برنامه سازمانی یکپارچه است که تمامی فرآیندهای کسب و کار داخلی یک شرکت را پشتیبانی می کند. این سیستم دارای بخش های مختلف امور مالی، لجستیک، منابع انسانی، زنجیره تأمین و گردش کار است. بخش منابع انسانی این سیستم در مدیریت پرسنل، آموزش و توسعه و … ما را یاری میکند.

 

جهت ثبت نام در دوره های نیمه حضوری MBA و DBA دانشکده مدیریت دانشگاه تهران میتوانید بر روی این (لینک) کلیک کرده یا با شماره ۲۲۱۳۶۷۶۴ جهت مشاوره تماس گیرید.

 

منبع: www.useoftechnology.com

نویسنده: مائده رضائی

یک دیدگاه ارسال کنید