باید بدانیم

به عنوان یک مدیر ۹ نکته برای سازماندهی و مدیریت زمان را رعایت کنید

مدیریت زمان

دانشکده مدیریت دانشگاه تهران – به عنوان یک مدیر، این مسئولیت شماست که برای وقت و زمان خود برنامه ریزی داشته باشید. شما میتوانید در تمام طول روز به وبگردی بپردازید یا وقت خود را در جلسات بیهوده هدر دهید. اما مطمئن باشید که هدر دادن زمان برای یک مدیر یا کارآفرین در حقیقت سوزاندن سرمایه های مالی و انسانی است. علاوه بر این شما باید در شرایطی باشید که روز به روز انگیزه خود را حفظ کرده و با مدیریت زمان میان کار و زندگی شخصی تعادل لازم را برقرار کنید.

به عقیده بسیاری از افراد نزدیک ترین راه در جهت حفظ تعادل و توازن میان کار و زندگی برنامه ریزی صحیح و کامل است. در ادامه این مطلب قصد داریم تا به معرفی راهکارهایی بپردازیم که برای برقراری یک نظام متوازن میان کار و زندگی شخصی با رویکرد برنامه ریزی بسیار کاربردی است.

۱- برنامه ریزی شما باید شامل همه چیز باشد.

در ایجا منظور از همه چیز این است که در یک برنامه ریزی کامل لازم است تا در حد امکان برای امور خرد نیز با برنامه عمل کرد. به عنوان مثال افرادی که خودشان وظیفه پخت غذا را دارند اگر از ظهر برای طبخ شام برنامه ریزی نموده باشند احتمالاً نه تنها شام را آماده میکنند بلکه همه آنچه برای تهیه آن لازم است را از قبل رعایت مینمایند.

در اینجا اصطلاحی وجود دارد به نام ساخت یک “تقویم مبتنی بر صفر”. منظور از این عبارت برنامه ریزی بر مبنای ثانیه به ثانیه یک روز است بطوری که هیچ وقت خالی بدون برنامه ریزی در تقویم شما وجود نداشته باشد. در این حالت این حس برای شما پدید می آید که “اگر چیزی برنامه ریزی نشده باشد برای شما اهمیتی ندارد” .

برای شروع این گام سعی کنید فعالیت های روزانه خود را دسته بندی کنید. مثلاً فعالیت های روزمره خود را مثل شستشوی البسه، طبخ غذا، خرید و … را در دسته های جداگانه ای برنامه ریزی کنید. در مرحله بعد دسته هایی را برای کارهای دیگر خود ایجاد نمایید. سپس برنامه ریزی کنید که هر آیتم چه مدت زمانی برای انجام دادن آن لازم است.

۲- فعالیتهای خود را به بخشهای ساده و کوچک تقسیم کنید.

انجام فعالیتهای بزرگ به انرژی بیشتری نیاز دارد. در بسیاری از مواقع شما به جهت انجام یک کار بزرگ، احساس میکنید که تا ساعتها میتوانید استراحت کنید. در حالی که اگر این فعالیت را از پیش برنامه ریزی نموده بودید این امکان وجود داشت که حتی زمان استراحت پس از آن فعالیت را محدود و تعیین کنید.

اگر تصمیم دارید که به عنوان یک نویسنده فردا بخشی از متن خود را کامل کنید سعی کنید تا با برنامه ریزی این فعالیت خود را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و آن را خرد خرد به پیش بروید تا از مدیریت زمان عقب نمانید.

۳- در تقویم خود از رنگها استفاده کنید.

شاید به نظر برسد که این نکته کم اهمیت باشد. اما بد نیست بدانید که استفاده از رنگ اثرگذاری بسیاری را به همراه دارد. هر رنگی انرژی و حس اختصاصی خود را به شما منتقل میکند بنابراین سعی کنید دسته بندی فعالیتهای خود را با رنگهای مختلف نشانه گذاری کنید.

اگر شما امور مهم روز خود را با رنگ قرمز نشانه گذاری کرده و فعالیتهای ساده خود را با رنگ آبی نشانه گذاری کنید میتوانید با یک نگاه کلی به برنامه روزانه خود متوجه شوید که امروز چه روزی در پیش روی دارید و انرژی خود را با توجه به اهمیت آن روز برای مدیریت زمان تطبیق دهید.

۴- برای برنامه ریزی خود یک استراتژی از پیش آماده شده داشته باشید.

Personal Strategy Planning سالهاست به عنوان یک راهبرد برای افراد موفق مورد استفاده قرار میگیرد. تعیین رویکرد راهبردی برای زندگی شخصی امری است که بسیاری از افراد موفق معمولاً در ابتدای هر سال انجام میدهند. بطور کلی برنامه ریزی استراتژی شخصی با یک تحلیل SWOT و تعیین استراتژی های اصلی زندگی صورت میگیرد.

بنابراین در شرایطی که استراتژی های کلی از پیش تعیین شده باشد لازم است تا برنامه ریزی و مدیریت زمان بر مبنای همین اصول راهبردی انجام شود.

۵- خوردن قورباغه

چندین سال پیش Brian Tracy موضوعی را مطرح کرد که مورد قبول و پذیرش همه قرار گرفت. وی این سوال را طرح کرد که اگر شما هر روز مجبور به خوردن یک قورباغه باشید چه زمانی از روز را برای این کار انتخاب میکنید؟ در ادامه وی معتقد است که بهترین زمان برای انجام این کار اول روز شماست. به این معنی که شما در ابتدای روز سخت ترین کار آن روز را انجام داده و میتوانید برای ادامه روز خود با آرامش و برنامه ریزی اقدام کنید.

۶- کارهای انجام نشده در برنامه شما را مأیوس نکند.

در پایان روز با مشاهده برنامه آن روز ممکن است تعدادی از کارها با وجود آنکه برای آن برنامه ریزی کرده بودید ناتمام مانده باشد. مشاهده این کارها ممکن است به شما احساس ناخوشایندی دهد. علاوه بر این حس ناخوشایند ممکن است شما را از ادامه برنامه ریزی روزانه منصرف کند. اما توجه داشته باشید که تحقیقات نشان میدهد که بطور میانگین ۴۱ درصد از آیتم های یک لیست کاری هرگز تکمیل نمیشوند.

بنابراین هرگز از ادامه برنامه ریزی روزانه به بهانه ماندن تعدای از کارها منصرف نشوید.

۷- علاوه بر برنامه روزانه یک برنامه دوم نیز داشته باشید.

برنامه دوم برنامه ای است که شما با انجام سریعتر فعالیت ها یا حذف آنها به هر دلیلی میتوانید ادامه روز خود را با آن تطبیق دهید. مثلاً اگر برنامه اول روز شما مراجعه به بانک است و برای این کار یک ساعت زمان درنظر گرفته اید اما کل کار شما در ۱۰ دقیقه انجام شد شما در اینجا میتوانید ادامه برنامه روزانه خود را آپدیت کرده یا در برنامه دوم خود فعالیت جدیدی را اضافه کنید.

۸- زمانهایی بدون برنامه ریزی در طول روز درنظر بگیرید.

هنگامی که شما بطور مداوم مشغول هستید و هیچ وقت آزادی ندارید در حقیقت همه پهنای باند زمان و مغز را استفاده میکنید. در این شرایط احتمال خطا و اشتباه بیشتر میشود. بنابراین سعی کنید روزانه ۲ تا ۴ ساعت را بدون برنامه ریزی در طول روز درنظر بگیرید. با این کار شما زمان لازم را برای فکر کردن، یادگیری و کشف موارد جدید خواهید داشت.

۹- از ابزاهای مناسب برنامه ریزی استفاده کنید.

اگر واقعاً قصد دارید تا ادامه مسیر زندگی خود را با برنامه ریزی طی کنید لازم است تا از ابزارهای مناسب برنامه ریزی استفاده کنید. ابزار مناسب عبارت است از:

  • یک اپلیکیشن برنامه ریزی که امکانات خوب و جذابی را برای انجام یک برنامه ریزی عالی و مدیریت زمان در اختیار شما قرار میدهد.
  • استفاده از تقویم های هوشمند
  • از RescueTime و SmarterTime به عنوان برنامه های پیگیری زمان استفاده کنید.
  • از برنامه های یادداشت برداری استفاده کنید. فکرها و ایده های خود را در برنامه هایی مانند Evernote یا Google Keep یادداشت کنید.

شما میتوانید جهت ثبت نام در دوره های نیمه حضوری MBA و DBA دانشکده مدیریت دانشگاه تهران بر روی این (لینک) کلیک کرده یا با شماره ۲۲۱۳۶۷۶۴ جهت کسب اطلاعات بیشتر اقدام کنید.

 

منبع: www.entrepreneur.com

نویسنده: محسن بیاتی

۲ نظر

یک دیدگاه ارسال کنید