باید بدانیم

معرفی ابزارهای برنامه ریزی وظایف روزانه – بخش اول

دانشکده مدیریت دانشگاه تهران – شما در طول روز وظایفی را بر عهده دارید که بعضی از آنها مربوط به موقعیت شغلی شما بوده و برخی به زندگی شخصی شما مرتبط است. اگر اقتضائات کاری شما به شکلی است که وظایف زیادی در طول روز بر عهده لازم است تا از برنامه ریزی و نیز ابزارهای تسهیل گر برنامه ریزی غافل نشوید.

مثلاً جایگاه شغلی مسئول دفتر معمولاً تعداد کارهای خرد زیادی را در طول روز به همراه دارد که بدون بهره گیری از ابزارهای برنامه ریزی وظیفه ای انجام همه آنها و فراموش نکردنشان بسیار سخت است.

در این مطلب در دو بخش قصد دارم تا به معرفی ۸ راه بپردازم که میتواند برای مدیریت وظایف به کمک شما آید. بخش دوم را از اینجا بخوانید.

همانطور که میدانید برنامه ریزی موجب افزایش بهره وری میشود. اما نظر به نوع وظایف و رویکرد شخص به هر وظیفه باید نسبت به انتخاب یک روش یا متد برنامه ریزی اقدام کرد.

انتخاب روش مناسب برای مدیریت وظایف یا کارها

برای انتخاب روش مناسب برنامه ریزی باید متدهای هر روش برنامه ریزی را بررسی کرده و بر اساس مدل رفتاری، ذهنی و کاری خود یک روش برنامه ریزی متناسب را انتخاب و بکار گیرید. همچنین استفاده از هر کدام از روش ها و کسب تجربه میتواند بهترین روش انتخاب متد برنامه ریزی باشد.

۱- روش “لیست خرید فروشگاه”

روش لیست خرید فروشگاه روشی است که شما معمولاً برای خرید از آن استفاده میکنید. به این ترتیب که قبلاً با توجه به نیازمندی ها، لیستی از موارد مورد نیاز را مینویسید تا در زمان خرید چیزی از قلم نیفتند. برای برنامه ریزی وظیفه ای هم این روش به این صورت است که شما وظایف روزانه خود را یادداشت و ثبت میکنید و با مرور آن در طول روز از انجام همه آنها مطمئن میشوید.

برای این روش برنامه ریزی، نرم افزارهای گوشی همراه زیادی وجود دارد که به راحتی میتوانید آنها را بر روی گوشی خود نصب کرده و فرایند ثبت، یادآوری و انجام وظیفه ها را در آن به آسانی انجام دهید..

این برنامه برای افرادی که باید تعداد زیادی کارهای خٌرد انجام دهند مناسب است. در مقابل اگر شما نیاز به مدیریت وظایف کم اهمیت نسبت به وظایف مهم دارید این روش برنامه ریزی برای شما مناسب نیست.

مزیت های این روش: ساده بودن در استفاده و تنظیمات

معایب این روش: عدم توانایی تفکیک اهمیت میان هر وظیفه

 

۲- روش Getting Things Done) GTD)

 روش مدیریت وظیفه، که کتابی هم با همین نام وجود دارد سیستمی است که اولین بار آقای David Allen آن را معرفی کرد. این سیستم در عین سادگی به شما امکان ایجاد زیر لیست ها و چند ابزار مدیریت کارها را در اختیار میگذارد.

اکثر برنامه های GTD دارای قابلیت ضبط فایل هستند که میتواند امکان بسیار مفیدی برای آغاز یک پروژه باشد. همچنین بعضی از برنامه های GTD دارای تقویم های پیشرفته هستند که شما میتوانید وظایف و پروژه های خود را با تاریخ های مربوط به آن نشاندار کنید.

نکته دیگر در مورد برنامه های GTD این است که این نرم افزارها بطور کلی بر اساس دسکتاپ طراحی شده بودند و استفاده از آنها بر روی گوشی های هوشمند سخت بود گرچه هم اینک تعداد زیادی از نرم افزارهای GTD از جمله برنامه OmniFocus به راحتی برای گوشی های همراه توسعه داده شده اند.

مزایای روش  GTD : هر مرحله از یک کار را تا انتها ردیابی میکند.

معایب روش  GTD: این برنامه ها ممکن است کمی گیج کننده باشند.

 

۳- Text Editor Method

ویراشگرهای متنی مدت زیادی است که به عنوان یک ابزار برنامه ریزی مورد استفاده قرار میگیرد. در واقع emacs دارای ابزار مدیریت کاری است که مبتنی بر متن است. این ویراستار به شما این امکان را میدهد که کارهایی را که در برنامه دارید کنترل کنید و از کار در قالب یک نرم افزار دسته بندی کننده آزاد شوید.

در تصویر مدل استفاده متنی در برنامه ریزی کارها که یک فرمت جهانی است برای استفاده آمده است. این فرمت را در Todo.txt و Today.txt که از محبوب ترین ها هستند پیاده سازی و استفاده کنید.

با Todo.txt میتوانید شرح هر وظیفه را در یک خط و در قالب یک متن ایجاد کنید. این خط الویت بندی شده و میتواند با پروژه مربوطه برچسب گذاری شود. برای ایجاد لیست های مختلف فقط یک فایل متنی ایجاد کنید. همچنین میتوانید این روش برنامه ریزی را به راحتی در بخش یادداشت گوشی هوشمند خود پیاده سازی کنید.

مزایای روش Text Editor: استفاده از یک ویرایشگر متن، یک راه ساده و رایگان برای مدیریت وظایف شماست. شما می توانید با استفاده از برنامه هایی که با آن آشنا هستید گردش کار خود را تنظیم کنید.

معایب روش Text Editor: این روش بیش از حد ساده بوده و نیازمند سازماندهی و راه اندازی شماست.

 

ادامه مطلب در بخش دوم. برای مطالعه بخش دوم (اینجا) کلیک کنید.

 

برای شرکت در دوره های MBA و DBA دانشکده مدیریت دانشگاه تهران با شماره ۲۲۱۳۶۷۶۴ تماس حاصل فرمایید.

 

نویسنده: محسن بیاتی

 

۲ نظر

یک دیدگاه ارسال کنید