باید بدانیم

معرفی ابزار برنامه ریزی وظایف روزانه – بخش دوم

دانشکده مدیریت دانشگاه تهران – شما در طول روز وظایفی را بر عهده دارید که بعضی از آنها مربوط به موقعیت شغلی شما بوده و برخی به زندگی شخصی شما مرتبط است. اگر اقتضائات کاری شما به شکلی است که وظایف زیادی در طول روز برعهده دارید لازم است تا از ابزار برنامه ریزی و نیز ابزارهای تسهیل گر برنامه ریزی غافل نشوید.

مثلاً جایگاه شغلی مسئول دفتر معمولاً تعداد کارهای خرد زیادی را در طول روز به همراه دارد که بدون بهره گیری از ابزارهای برنامه ریزی وظیفه ای انجام همه آنها و فراموش نکردنشان بسیار سخت است.

در این مطلب در دو بخش قصد دارم تا به معرفی ۸ ابزار برنامه ریزی بپردازم که میتواند برای مدیریت وظایف به کمک شما آید. بخش اول را از اینجا بخوانید.

همانطور که میدانید برنامه ریزی موجب افزایش بهره وری میشود. اما نظر به نوع وظایف و رویکرد شخص به هر وظیفه باید نسبت به انتخاب یک روش یا متد برنامه ریزی اقدام کرد.

انتخاب ابزار برنامه ریزی برای مدیریت وظایف یا کارها

برای انتخاب روش مناسب برنامه ریزی باید متدهای هر روش برنامه ریزی را بررسی کرده و بر اساس مدل رفتاری، ذهنی و کاری خود یک روش برنامه ریزی متناسب را انتخاب و بکار گیرید. همچنین استفاده از هر کدام از روش ها و کسب تجربه میتواند بهترین روش انتخاب متد برنامه ریزی باشد.

۴- روش Kanban

استفاده از یک جدول و تکه های کاغذ که به آسانی یک ابزار برنامه ریزی در اختیار میگذارد نیز یکی دیگر از ابزارهای برنامه ریزی به حساب می آید. اما کانبان چیست؟ اولین بار شرکت تویوتا از این ابزار برنامه ریزی برای اعلام عمومی کارهای در صف انجام، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده استفاده نمود. همانطور که در تصویر مشخص است باید سه ردیف از TO DO ، DOING ، DONE آماده نمود و کارهای هر بخش را به شکل یک یادداشت در هر ردیف اضافه و جابجا نمود. علاوه بر سادگی این روش برای هر فرد، فایده دیگر روش کانبان این است که میتواند به شکل یک تابلو در معرض دید افراد مختلف قرار گیرد. بنابراین به عنوان مثال، روش کانبان برای واحدهای هسته ای سازمان مثل واحد بازاریابی و فروش میتواند مورد استفاده قرار گیرد.

جالب است بدانید که برنامه هایی مثل Trello و LeanKit در حقیقت از الگوی کانبان استفاده کرده اند. گرچه در Trello امکانات ویژه ای وجود دارد که آن را از کانبان ساده متمایز میکند اما باید اصالت را با Kanban داد.

 

مزایای روش کانبان: کانبان این مزیت را دارد که میتواند همیشه در معرض دید شما و تیم همراه شما باشد.

معایب روش کانبان: کل این روش یک فرایند فیزیکی است و نمیتوان امکانات یک نرم افزار را از آن انتظار داشت.

۵- نرم افزار Google Sheets

یکی دیگر از برنامه ها و نرم افزارهای کاربردی مدیریت وظایف نرم افزار Google Sheets است. این برنامه هم مثل سایر برنامه های گوگل یک ابزار قدرتمند و مفید تحت وب است که امکان مدیریت برنامه های فردی و گروهی را در اختیارتان قرار میدهد. با توجه به انعطاف پذیری صفحات و نامحدود بودن ایجاد sheet های مختلف برای پروژه ها و روزهای مختلف این امکان را در اختیار شما قرار میدهد تا با استفاده از شیت ها و ردیف ها به تعریف کارها پرداخته و آنها را کنترل نمایید.

تحت وب بودن گوگل شیت نیز این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که با کامپیوتر شخصی و تلفن هوشمند و نیز از هر نقطه ای آن را مشاهده نمایید. در قسمت Business آن میتوانید دیگر اعضای تیم خود را با اعطای دسترسی برای مشاهده و اضافه نمودن کارهای جدید، شریک کنید.

Google Sheets ابزاری است شبیه نرم افزار Excel که شما میتوانید آن را پر از جداول با تگ های مختلف کنید. گرچه این نرم افزار شبیه به اکسل در اکانت گوگل شماست و تغییرات اعمالی شما آپلود اطلاعاتی است که از هر نقطه ای قابل مشاهده است.

بنابراین از این روش میتوانید در غالب اکسل و Numbers نیز استفاده کنید.

مزایای روش Google Sheets: استفاده آسان و متناسب برای استفاده یک تیم همکار

معایب روش Google Sheets : برنامه ریزی در آن بر اساس یک روش پایه است که شاید جذابیت های زیادی نداشته باشد. به بیان دیگر در پس برنامه های برنامه ریزی جدید همین فرمت محاسباتی قرار دارد.

۶- برنامه های مبتنی بر برنامه ریزی گروهی

همانطور که میدانید برنامه ریزی یک فعالیت صرفاً فردی نیست و استفاده از ابزار برنامه ریزی، بیش از ایجاد مزیت های فردی، برای هدایت و کنترل عملکرد وظیفه ای یک گروه یا تیم مورد استفاده قرار میگیرد. تیم های کاری که با کارهای گوناگون سر و کار دارند که هر کدام از کارها از نظر زمانی بازه های متفاوتی را دارند و همچنین از نظر میزان اهمیت نیز با یکدیگر متفاوتند.

بنابراین وظایف یک تیم دارای ویژگی های زیر هستند:

  • کارها از نظر ماهیتی با هم تفاوت دارند.
  • زمان انجام کارها دارای force های متفاوتی هستند.
  • اهمیت همه کارها یکسان نیستند.
  • زنجیره پیوستگی هر کار ممکن است میان افراد و تیم های مختلف پراکنده باشد.

با این وصف ابزارهای برنامه ریزی گروهی امروزه بسیار مورد استفاده قرار میگیرند چرا که علاوه بر پوشش ویژگی هایی که گفته شد، امکان هشدار و اطلاع رسانی کارها را نیز فراهم میکنند. همچنین مدیر کنترل کننده میتواند در هر لحظه میزان فعالیت های هر فرد را رصد کند.

Trello و Asana دو نمونه از این نرم افزارها هستند که با ایجاد لوح های مختلف برای هر فرد میتواند برای برنامه ریزی تیمی مورد استفاده قرار گیرد.

مزایای استفاده از برنامه های مبتنی بر برنامه ریزی گروهی: این برنامه ها تحت وب بوده و نیز یک ابـزار مفید برای مدیریت یک تیم به حساب می آید.

معایب استفاده از برنامه های مبتنی بر برنامه ریزی گروهی: زمانبر بوده و کار با آن ممکن است نیاز به آموزش اولیه برای هر فرد داشته باشد.

۷- استفاده از قلم و کاغذ

آنچه از ابتدا به عنوان ابزار برنامه ریزی مورد استفاده بوده است همین یادداشت کردن کارهای روزانه در یک دفترچه یادداشت ساده یا در یک سررسید و تقویم بود. با این کار نیازی به اتصال اینترنت و یا گوشی و لب تاب ندارید و استفاده شما بسیار راحت و کاربردی است. ممکن است این روش برنامه ریزی با توجه به توسعه ابزارهای برنامه ریزی کنونی بسیار عقب مانده به نظر برسد اما بسیاری از شما میدانید که قلم و نیز نوشتن کارها با دست یک اثر فوق العاده دارد. (به عقیده بسیاری از افراد نوشتن کارها اثری ماوراالطبیعه در جذب خواسته ها و موفقیت دارد.)

البته یادداشت ساده کارها میتواند در Note گوشی های هوشمند نیز صورت بگیرد که شاید در دسترس بودن و امکان Share از مزیت های آن به حساب آید.

مزیت های استفاده از قلم و کاغذ: حیرت انگیز و انرژیک هستند و نیازی به اتصال اینترنت ندارند.

معایب استفاده از قلم و کاغذ: به روز نبوده و بسیاری از امکانات ابزارهای دیجیتال را ندارد.

۸- روش گره زدن یک نخ بر بند انگشت

وقتی یک تصمیم کوتاه مدت گرفته اید که انجام آن نیاز به یادآوری دائمی دارد و یا نیاز به یک یادآوری حیاتی و مهم دارید میتوانید از این روش قدیمی استفاده کنید. به عنوان مثال فرض کنید که فردی برای ترک سیگار برنامه ریزی کرده است. او در زمان برنامه ریزی سرشار از انگیزه های سلامتی بوده و از مضرات سیگار آگاهی کامل داشته است. با استفاده از این روش میتواند یک یادآور پیشِ چشم را دائماً در معرض دید خود نگاه دارد.

همچنین امروزه  rubberband هایی وجود دارند که میتوانید آن را دور گوشی همراه خود بیاندازید تا کاری را فراموش نکنید.

مزایای گره زدن نخ بر بند انگشت: ساده ترین راه ممکن برای یادآوری انجام یک کار است.

معایب گره زدن نخ بر بند انگشت: هیچ امکان ویژه ای جز پیش چشم بودن ندارد.

برای شرکت در دوره MBA و دوره DBA دانشکده مدیریت دانشگاه تهران میتوانید با شماره ۰۲۱۲۲۱۳۶۷۶۴ تماس حاصل فرمایید.

نویسنده: محسن بیاتی

اقتباس از: zapier.com

یک دیدگاه

یک دیدگاه ارسال کنید