باید بدانیم منابع انسانی

تاخیر پرسنل در سازمانها و نحوه مواجهه صحیح و مناسب یک مدیر با آن

تاخیر پرسنل

دانشکده مدیریت دانشگاه تهران – کارفرمایان انتظار دارند که کارمندان به موقع در محل کار خود حاضر شوند. آنها همچنین بر روی لحن و ادبیات پرسنل با خود، تعهد کاری، خلاقیت پرسنل و نیز عرفی بودن درخواست آنها حساسیت ویژه ای دارند. مباحث مختلفی در مدیریت رفتار سازمانی مطرح شده است که به بسیاری از این موارد پرداخته و سعی دارد روش و نوع برخورد با پرسنل مثل نحوه مواجهه نسبت به تاخیر پرسنل و کارمندان را تشریح میکند.

در اینجا قصد دارم تا در مورد تاخیر پرسنل در ورود به محل کار، عواملی که موجب تأخیر میشود و نیز نحوه صحیح مواجهه مدیران با آن به بیان نکاتی بپردازم.

معمولاً چه عواملی موجب تاخیر پرسنل میشود؟

۱- عوامل ترافیکی

شهرهای مختلف در دنیا ویژگی های ترافیکی منحصر به خود را دارند. برخی از شهرها وسایل حمل و نقل عمومی نظیر اتوبوس، مترو و خطوط تاکسیرانی منظم داشته و برخی از شهرها از این امکانات برخوردار نیستند. همچنین وجود این امکانات کافی نبوده و نظم رفت و آمدی آنها هم مورد توجه هست. مثلاً مجموع تأخیر سالیانه مترو توکیو در ژاپن در سال ۲۰۱۷ فقط در ۱۹ روز کاری پیش آمده است و در سال ۲۰۱۸ مجموعاً کمتر از ۴۰ دقیقه اعلام شده است در حالیکه در کشورهای جهان سوم به دلایل متعدد نمیتوان این نظم را متوقع بود.

عامل مهم ترافیکی دیگر راهبندان و توقف های موجود در سطح خیابان ها و بزرگراه های یک شهر است. این راهبندان ها در بعضی مواقع قابل پیش بینی بوده و در بسیاری از موارد حتی قابل پیش بینی هم نیستند. به عنوان مثال در شهر تهران ممکن است شما یک ساعت کامل را بدون اینکه پیش بینی کرده باشید در نقطه ای از یک بزرگراه متوقف شوید.

۲- عوامل سبک زندگی

امروزه این موضوع اثبات شده است که همه افراد بطور یکسان نسبت به خواب، بیداری و ساعات آن واکنش یکسانی ندارند. همچنین واکنش افراد در سنین مختلف و شرایط روحی و جسمی متفاوت است. به عنوان مثال مغز بعضی افراد فارغ از اینکه چه ساعتی بخوابند نیاز دارد تا مجموعاً ۷ ساعت بخوابد. اگر به هر دلیلی شب نتوانند زود بخوابند حتماً در صبح با تأخیر بیدار خواهند شد.

همچنین اثبات شده است که افراد در مواقع افسردگی بیشتر میخوابند و افسردگی امری است که هر چند وقت یکبار به سراغ افراد میاید.

۳- عومل مربوط به محیط کار

نظم حاکم بر محیط کار از جمله نظم حضور افراد سازمان نیز عاملی است که میتواند در نظم حضور فرد و عدم تاخیر پرسنل اثرگذار باشد. به بیان دیگر بی نظمی حاکم احتمالاً ادامه بی نظمی قبلی و همیشگی است.

نکته دیگری که باید به آن توجه نمود عوامل تبعیض آمیز در مورد پرسنل است. مثلاً اگر برخی از افراد سازمان در خصوص بی نظمی حضور خود آزاد باشند اما تعدادی از آنها ملزم به رعایت و ضوابط رفت و آمد شوند میتوان پیش بینی نمود که علاوه بر نارضایتی افراد از سازمان، این بی نظمی گسترش یابد.

تاخیر پرسنل

نحوه صحیح مواجهه مدیران با تأخیر پرسنل چیست؟

  • اقداماتی که باید برای سازمان (فارغ از هر فردی) و بطور کلی انجام شود

سازمان مجموعه هماهنگی از افراد است که در راستای اهداف مجموعه با یکدیگر و در تعامل با هم به فعالیت میپردازد. در طی این فعالیت علاوه بر دیگر وظایف یک مدیر، یکی از وظایف اصلی مدیر کنترل و سازماندهی افراد، محیط و عوامل مؤثر بر فعالیت سازمان است. در راستای سازماندهی و کنترل یکی از اقدامات لازم مدیران تعیین ضوابط و مقررات مربوط به پرسنل از جمله ساعت حضور پرسنل است. این کار با توجه به این موارد باید صورت گیرد:

۱- ساعت کاری عرفی و قانونی موجود ۲- موضوع فعالیت سازمان ۳- شرایط اختصاصی افراد و رتبه و جایگاه آنها

بنابراین با توجه به این موارد لازم است تا ضوابطی را در مورد ساعت کاری مجموعه تعیین و از پیش درنظر گرفت. به عنوان مثال در یک کارخانه که لازم است افراد در سه شیفت کار کنند باید با نظر به دیگر پارامترها نحوه ساعت حضور افراد، چرخش شیفت ها و دیگر موارد را از پیش تعیین کرد.

  • اقداماتی که باید در مورد هر فرد انجام شود

در سازمان های بزرگ سلسله مراتبی حاکم است که افراد را در گروه های مختلف و با وظایف متفاوت از یکدیگر طبقه بندی میکند. همچنین ممکن است تعدادی از افراد به شکل مشاور در کنار مجموعه باشند یا تعداد زیادی از افراد بصورت پروژه ای با شرکت همکاری داشته باشند.

بنابراین لازم است تا مورد به مورد و با توجه به موضوع و شکل همکاری در مورد ضوابط حضور و غیاب و نیز دیگر موارد تصمیم گیری شود.

به بیان دیگر مدیر باید قوانین و سیاست ها را به ترتیب زیر تنظیم کند:

۱- عواقب تاخیر پرسنل را در قالب آیین نامه انضباطی تعیین کند.

۲- چگونگی ثبت ورود و خروج و نیز اخذ مجوز انواع مرخصی را تعیین نماید.

۳- تعیین اینکه گزارش تاخیر پرسنل و نیز تصمیم گیری در مورد این موضوع به چه ترتیبی صورت میگیرد.

۴- کسری کار ناشی از تاخیر پرسنل به چه شکلی باید جبران شود.

۵- اطلاع رسانی کامل در مورد آیین نامه انضباطی انجام شود.

علاوه بر این لازم است تا به منعطف بودن تصمیمات انضباطی با توجه به پارامترهای مختلف دقت شود. این نکته بسیار حائز اهمیت است چرا که مدیریت افراد و محیط سازمان باید هوشمند باشد و خشکی تصمیمات عواقب بسیار بدی به دنبال خواهد داشت. همچنین عدم عدالت در برخوردها آسیب جدی به نظم و ارتباطات میان افراد سازمان و نیز نارضایتی افراد از محیط کار خواهد شد.

  • اقداماتی که باید در مواجهه با تاخیر پرسنل انجام شود

این بخش در حقیقت دستورالعملی است که مدیر ممکن است در طول هر سال به شکل غیر برنامه ریزی شده با آن مواجه شود. در اینجا به بیان سلسله اقداماتی خواهیم پرداخت که از نظر تقدم زمانی و تقدم تکراری قابل توجه هست.

۱- بی توجهی و عدم پرداختن به موضوع

مصادیق متعددی وجود دارد که لازم نیست مدیر به مسئله ای ورود کند. مثلاً مدیران میانی که با بازدهی بالا و تلاش زیاد در حال محقق کردن برنامه ها هستند لکن به هر دلیلی چند روزی را در ماه با تأخیر وارد شرکت شده اند و مصادیقی شبیه به این مثال مواردی هستند که ورود مدیر به موضوع توصیه نمیشود و نه تنها ضرورتی ندارد بلکه ممکن است تبعات بدی را به همراه داشته باشد.

۲- مستندسازی و تذکر دادن

مهم است که ورود و خروج افراد به شکلی قابل استناد مستندسازی شده باشد. بنابراین توصیه میشود از ابزارهایی که برای ثبت ورود و خروج پرسنل وجود دارد استفاده شود. برای اولین دفعات تأخیر، بهتر است تا مدیر به شکلی مشاورگونه با فرد صحبت کرده و با اشاره به مستندات تأخیر ماهیانه علت این موضوع را از وی بپرسد. در مواقعی ممکن است توجیهاتی از طرف فرد وجود داشته باشد که حتی صد در صد حق با وی باشد.

همچنین سعی کنید تا در پایان این صحبت اتفاقاً به نتیجه متقابل برسید. این نتیجه گیری در حقیقت ابتدای مسیر گفتگوی احتمالی در آینده خواهد بود.

۳- برخورد متناسب به ترتیب آمده در آیین نامه انضباطی

آنچه در یک آیین نامه انضباطی پیش بینی میشود معمولاً به ترتیب زیر است:

تذکر شفاهی، تذکر کتبی، تذکر کتبی با قید در پرونده پرسنلی، بررسی موضوع در کمیته انضباطی و در نهایت تصمیم گیری مدیران در خصوص قطع یا ادامه همکاری.

 

باید توجه داشت که در مبحث مدیریت رفتار سازمانی همه این موارد به شکل جزئی تر مورد بررسی قرار میگیرد و توصیه میشود برای جایگاه مدیریت اداری، مدیریت منابع انسانی و مدیران داخلی نسبت به رعایت موارد ذکر شده توجه بیشتری صورت گیرد.

 

برای ثبت نام در دوره های نیمه حضوری MBA و DBA دانشکده مدیریت دانشگاه تهران میتوانید بر روی این (لینک) کلیک کرده یا با شماره ۲۲۱۳۶۷۶۴ تماس گیرید.

 

نویسنده: محسن بیاتی

یک دیدگاه ارسال کنید