باید بدانیم

چک لیستی برای تصمیم گیری بهتر و سریعتر

تصمیم گیری

دانشگاه تهران، دانشکده مدیریت؛ چک لیستی برای تصمیم گیری بهتر و سریعتر

این مقاله در ارتباط با بهبود فرآیند تصمیم گیری از نشریه معتبر هاروارد بیزینس ریویو Harvard Business Review است.

یکی از مهمترین وظایف مدیران تصمیم گیری درست و به موقع است. هر سال مدیران سازمان ها با تعداد زیادی تصمیم مواجه هستند و تصمیم گیری می کنند، اما تقریبا همه این تصمیمات می توانند صحیح تر و به موقع تر گرفته شوند. برخی از این تصمیمات بر مبنای اطلاعات و شرایط و پارامترهای موثر اتخاذ می شوند اما در برخی موارد مدیران صرفا بر مبنای حس و شهود خود تصمیم می گیرند و به آن هم عمل می کنند! خبر خوب این است که می توان فرآیند تصمیم گیری را برای تصمیم گیری درست تر و به موقع تر بهبود بخشید. در این مقاله از نشریه معتبر هاروارد بیزینس ریویو (HBR) چک‌لیستی شامل ۷ گام برای بهبود فرآیند تصمیم گیری در سازمان ارائه شده است.

در مطالعه موردی سه ماهه ای که بر روی ۱۰۰ مدیر انجام شده است مشخص شده است که مدیرانی که بر مبنای Best Practice ها تصمیم گیری می کنند در ۹۰ درصد از مواقع به نتیجه دلخواهشان می رسند.

(Best Practice و یا روش ایده آل روش و یا تکنیکی است که (تا این زمان) منجر به بهترین بازده و نتیجه نسبت به سایر روش های موجود شده است و به عنوان یک راه شاخص استفاده می شود. البته روش های ایده آل همیشه این امکان را دارند که به مرور زمان و با توسعه و بهبود سازمان بهتر شوند)

با وجود اینکه استفاده از Best Practice ها راهی مناسب برای بهبود فرآیند تصمیم گیری است، بسیاری از سازمان ها از این رویکرد استفاده نمی کنند. مطالعه موردی دیگری بر روی بیش از ۵۰۰ مدیر نشان می دهد که تنها ۲ درصد از آنها از این روش استفاده می کنند و تعداد کمی از سازمان ها سیستمی برای ارزیابی و بهبود تصمیم ها در طول زمان دارند.

تصمیم گیری در سازمان ها بیشتر از اینکه علم باشد هنر است. به خاطر اینکه با توجه به بازار شدیدا رقابتی فعلی و عمر کوتاه محصولات (رجوع کنید به مقاله ای در مورد عمر محصول) اطلاعات معمولا محدود هستند و با توجه به اینکه تصمیم گیری معمولا باید سریعا انجام شود هنگام تصمیم گیری مدیر به همه اطلاعات دسترسی ندارد و لذا در اغلب موارد نمی توان با روش های علمی که متکی بر اطلاعات دقیق هستند تصمیم گیری کرد. همین مساله منجر به بروز عامل جدید در فرآیند تصمیم گیری می شود: روانشناسی (Psychology). با توجه به عدم قطعیت هایی که هنگام تصمیم گیری وجود دارد بسیاری از مدیران بدون هیچ روش مشخصی و صرفا با حس و شهود خود تصمیم می گیرند.

در سال های اخیر و با پیشرفت تکنولوژی ابزارهای زیادی برای کمک به تصمیم گیری بوجود آمده است. ابزارهایی نظیر سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) و ERP از آن جمله هستند. این پیشرفت ها باعث شده است که فرآیند تصمیم گیری بهبود یابد. اما هنوز هم این ابزار ها تصمیم گیری نمی کنند بلکه به فرآیند تصمیم گیری کمک می کنند و هنوز مساله اصلی باقی می ماند. بنابرین سازمان ها نباید انتظار داشته باشند تا با پیاده سازی این ابزار ها و سیستم ها تغییر شگرفی در تصمیم گیری صورت گیرد. ابزارهای تجزیه و تحلیل داده شرکت هایی نظیر SAP، اوراکل، IBM و Salesforce از این دست سیستم ها هستند.

حال با توجه به موارد فوق برای بهبود این وضعیت چه می توان کرد؟

با توجه به مطالعه های موردی که انجام شده است برای بهبود فرآیند تصمیم  گیری یک چک لیست ساده طراحی شده است. بنابرین هر زمانی که با یک فرآیند تصمیم گیری مواجه می شوید به این چک لیست مراجعه کنید و گام های آن را یکی یکی بررسی کنید. این لیست از ۷ گام زیر تشکیل شده است:

چک لیست تصمیم گیری
  1. در مورد تصمیم حاضر، ۵ مورد از اهداف سازمان که این تصمیم بر آنها تاثیر می گذارد را یادداشت کنید.
  2. حداقل ۳ مورد آلترناتیو واقع بینانه برای تصمیم خود یادداشت کنید. این گام ممکن است دشوار باشد و به خلاقیت نیاز داشته باشد اما تا جایی که می توانید گزینه هایتان را گسترش دهید.
  3. مهمترین موارد نقص های اطلاعاتی خود را یادداشت کنید.
  4. تاثیرات تصمیم خود بر یک سال آینده را سعی کنید ببینید و یادداشت کنید. یک پاراگراف کوتاه در مورد آنچه انتظار دارید بنویسید. این می تواند در آینده و برای سناریو های مشابه دید خوبی به شما دهد.
  5. برای تصمیم های حیاتی سعی کنید تیمی متشکل از حداقل دو و حداکثر ۶ نفر را درگیر کنید. این موضوع باعث می شود مساله از منظرهای مختلفی دیده شود و نسبت به حالت تصمیم گیری تک نفره که ممکن است تعصبی باشد بهتر است هر چند که با افزایش اعضا بازدهی کاهش می یابد.
  6. تصمیمی که در انتها می گیرد را یادداشت کنید موافقان و مخالفان این تصمیم در تیم خود و دلایل آنها را هم بنویسید این باعث می شود در آینده بتوانید بهتر نتایج تصمیمتان را ارزیابی کنید.
  7. پس از تصمیم گیری جدل زمان بندی یک تا دو ماهه ای تنظیم کنید که تصمیمتان و نتایج آن بررسی شوند. این موضوع هم باعث می شود اصلاحات جزیی با توجه به شرایط در آن بوجود آورید و هم درس های خوبی از آن بگیرید.

نتایج مطالعه موردی این مقاله نشان می دهد که مدیرانی که گام های هفت گانه فوق را هنگام تصمیم گیری رعایت می کنند درست تر و سریعتر تصمیم می گیرند و خروجی ها و نتایج تصمیم آنها تا ۲۰% بهبود می یابد.

منبع: HBR

 

خلاصه
تاریخ بازبینی
آیتم های بازبینی
چک لیستی برای تصمیم گیری بهتر و سریعتر
امتیاز نویسنده
51star1star1star1star1star

یک دیدگاه ارسال کنید